Недавно делились опытом использования Trello: http://ru-chgk.livejournal.com/1952576.html

Ну сделайте себе базу в Access - дешево и сердито. Или в MySQL на любом из сотен хостингов. Для личного пользования там работы-то на пару дней.

Во-первых, первое предложение - это Access, в котором все делается мышкой.

Во-вторых, MySQL нельзя владеть - это СУБД. Его надо установить (15 минут при средней скорости интернета), и прочитать первую главу любого учебника по SQL, как формировать простейшие запросы - потому что сложных тут и не надо.

В-третьих, специально спроектированный инструмент подойдет для решения этой задачи на порядок больше, чем какие-то программы органайзеры. Так что даже с нулевым знанием тут работы на пару дней, да.

Я бы рискнул сказать, что я такую напишу с веб интерфейсом часа за три-четыре (без имплементации хранения раздаток).

Мне кажется, что в работе над вопросами важен не столько поиск по полям, сколько удобство совместного редактирования: история (хотя бы на уровне "посмотреть последние изменения"), комментарии к кускам текста, вот это всё.
Опять же, мне кажется, что лучше сервисов для совместного редактирования документов (Google Documents, QUIP и т.п.) тут пока ничего не придумали. Полнотекстовый поиск там есть, в том числе по каталогу документов. Я временами пишу хештеги прямо в тексте (например, #детям). Поиск по каким-либо сложным запросам (типа "надо найти вопрос про Х автора Y") до сих пор не пригождался :)

мы пользуемся airtables.com
+ командная работа
+ история изменений (2 недели бесплатно, далее - за денежку)
+ редактирование структуры таблиц "на лету"
+ всевозможные типы полей (картинки, теги, линки на другие таблицы, формулы)
+ вьюхи (с фильтрами, избранными полями, дополнительными полями)
+ управление доступом (правда, не построчно)
+ API => экспорт куда угодно. у нас сделан генератор пакетов в гугл док
+ поиск по всем полям сразу
+ редактирование записи как в форме, так и в общей таблице (а-ля эксель)

после того, как мы в совместной работе начали 5й файл с очередными 30 вопросами - мы поняли, что надо что-то менять
в базе мы учитываем не только вопросы и их версии
ведем реестр видевших/тестивших вопросы
ведем финансы, рейтинги, составление пакетов и тд

пара скринов:
[Spoiler (click to open)]






Edited at 2017-02-25 01:06 pm (UTC)

за 0 у.е. мы имеем:
анлим команд, анлим юзеров, анлим баз
1,200 records / base
2GB attachment space / base
2 weeks of revision and snapshot history

схема использования такая:
команда состоит из юзеров
в рамках команды создаются базы
апгрейдим команду до следующего тарифного плана, плучаем
5,000 records / base
5GB attachment space / base
6 months of revision and snapshot history
но за 12 уе в мес за юзера в команде (это ответ на Ваш вопрос)

дорого, да

но и на бесплатном тарифе, замечу, можно пользоваться. т.к. 1200 записей - в БАЗЕ. База - это пачка таблиц. в нашем случае, в основном - вопросы. но у нас в любом тарифе - АНЛИМ баз (!!!) то есть вполне можно пользоваться, скажем, по образу бухгалтерии (финансовый год) - перспективные, непроданные и черновые вопросы переносим в склонированную базу следующего года и работаем в ней. а старая становится архивной.

мы пользуемся бесплатной версией. 300 вопросов в год. плюс под сотню других служебных записей. у нас условно 5 авторов. несколько больше редакторов получают "доступ по ссылке" на read-only вью (т.е. редактора полноценными пользователями системы не считаются). нам пока хватает одной базы. дойдем до лимита - сбросим балласт в соседнюю, благо баз - анлимитед.

можно, думаю, к ним постучаться, как нон-профит организейшн. у них на странице прайсинга есть такой пункт. но у нас пока руки не дошли.

1. ну первое, что сподвигло к поискам - дикость командного ведения одного расшаренного дока. второго, третьего, четвертого.. и так далее до сумасшествия
2. мне по образованию как-то ближе субд, да и материал - вполне себе структурируемый, как это можно понять при взгляде на Базу (на чгк.инфо)
3. посмотрел много "совместных досок" типа Трелло. ужаснуло "перекладывание карточек" из одной кипы в другую. совсем не устроила перспектива существования карточки в одной-единственной кипе (т.е. в одном-единственном пакете)
4. посмотрел много визуальных субд типа Airtables. в одной даже нашел полезнейшую для себя фичу - раздача прав построчно. то есть на любой вопрос - свой комплект видящих (автор, редакторы, тестеры и тп), но во всем остальном та субд была очень кривая. и без API.
5. в итоге остановился на AirTables. в нем я могу навесить на основную сущность "Вопрос" массу сколь угодно сложных (и отдельно управляемых) других сущностей. например "Пакет" - вполне самостоятельная сущность с комплектом своих параметров. "Персона" - тоже. и так далее. и я весь массив вопросов могу отфильтровать по этой сущности (или любой их комбинации). например, Пакет Кубок Оливье-2017 + Автор Богатов + готовность менее 100%. или Бронь Мозуля + не виденные Богословским. или Сыгранные не на синхронах + неоплаченные + Заказчик Азербайджан. ну и так далее.
6. в общем, продают АТ простенькую СУБД с визивиг-структурой. с красивеньким фронтендом и апи. +мобильное приложение. да, среди их экзамплов масса высосанных из пальца. но инструмент тем не менее мощный. если представлять себе, что от него хочешь получить.
7. в предыдущей ветке - скрины на нашу базу.

один-ко-многим таблицы, выборки с join - см п. 5. я для себя нашел все, что нужно. там всё это есть.
отчеты - в гуглдокс через АПИ выгружаются данные вполне себе SQL-ем
собственно, у нас пока один отчет - Пакет.
выгружается целиком отдельный пакет с преамбулой, вопросами, разбитыми по турам, каждый вопрос оформлен по шаблону (есть шаблон для релиза и есть шаблон для тестерского пакета).

да, я искал тоже Access. не нашел. то есть нашел, но ВСЁ подобного уровня - за деньги.
нас пока устраивает АТ. просто. легко модифицируется под неустоявшийся рабочий процесс. вытащить можно чёрта лысого через апи. в общем, пока мы ни во что не упёрлись .)

поделитесь шорт-листом?

с Зохой возился почти целый рабочий день. потом нашел АТ и соорудил ту же структуру за полчаса.

и поделитесь еще, пожалуйста, своими кейсами связанных таблиц, сложных вьюх и отчетов? я, возможно, смогу Вам ответить, реализуемо ли это на АТ

гм. подобную выборку я организую и при выгрузке Пакета.
в первом шаблоне: инфа о Пакете + список людей для преамбулы + список вопросов, оформленных по второму шаблону
т.е. два файла шаблонов и файл с кодом
API у АТ - REST, на выходе - JSON, т.е. формально всё подключаемо к любому серьезному репортингу. хоть в кристал репортс.